Odjel za upravljanje grantovima PPMG-a obavlja preliminarni pregled na osnovu informacija i dokumentacije koju su predali aplikanti.

Kako bi se prijave razmotrile aplikanti trebaju popuniti sljedeće obrasce:

Preliminarni pregled obuhvata:

1. cjelovitost prijave – Komisija za evaluaciju će ocijeniti je li primljena sva dokumentacija koja je u pozivu navedena kao obavezna;
2. usklađenost s kriterijima za odabir -  na osnovi primljene dokumentacije, Komisija za evaluaciju će ocijeniti ispunjava li aplikant kriterije za odabir;
3. prethodno ostvareni rezultati u sektoru unutar kojeg se organizacija prijavljuje na poziv – Komisija za evaluaciju će kontaktirati osobe navedene za kontakt i preporuke kako bi se provjerili podaci o prethodno ostvarenim rezultatima. Ova komunikacija će se primarno odvijati putem mejla, a mogući su i drugi alternativni načini komunikacije kao npr. telefonom ili, u određenim slučajevima na sastancima.

Prijave koje Odjel za upravljanje grantovima zaprimi i evaluira kategoriziraju se na sljedeći način:

1. preporučuje se evaluacija – prijava ispunjava minimum zahtjeva koji se tiču formata prijave i kriterija za odabir,
2. ne preporučuje se evaluacija – prijava ne ispunjava minimum zahtjeva koji se tiču formata prijave i kriterija za odabir. Ako prijava bude svrstana u ovu kategoriju, potrebno je priložiti obrazloženje.

Odjel za upravljanje grantovima sve prijave prosljeđuje Komisiji za evaluaciju, najkasnije pet dana nakon zatvaranja poziva za podnošenje prijava, i informacije o prethodno ostvarenim rezultatima aplikanta (past performance) u najkraćem mogućem roku – po primitku informacija od osoba za kontakt i reference, 15 dana nakon zatvaranja poziva za slanje prijava.

Sve potpune prijave pregledat će Komisija za evaluaciju, koja se sastoji od najmanje 3 osobe, uključujući direktora programa ili osobu koju on ovlasti, menadžericu grantova i finansijsku menadžericu. Svaki član Komisije za evaluaciju samostalno pregleda i ocjenjuje prijavu/e. Menadžerica grantova zakazuje interni sastanak Komisije kako bi se raspravilo o procesu i rezultatima evaluacije.

Nakon zajedničke diskusije evaluacije i rezultata bodovanja, prijave koje su ocijenjene sa «dobar» ili «odličan» upućuju se dalji proces pružanja preporuka. Menadžerica grantova izrađuje nacrt dopisa za pregovaranje i odobrenje granta. 

Ako Odjel za upravljanje grantovima prijavu ocijeni kao «nezadovoljavajuću», menadžerica grantova izrađuje nacrt dopisa odbijenice i šalje ga direktoru programa, koji daje odobrenje za nastavak procesa odbijanja prijave.  

Nakon što USAID odobri spisak aplikanata, Institut će sve aplikante obavijestiti o rezultatima evaluacije. Odjel za upravljanje grantovima poslat će zvaničnu odbijenicu svim neuspješnim aplikantima.